Ugovor o sufinanciranju (Grant agreement)

Svrha zaključivanja Ugovora o sufinanciranju:

• da se utvrde prava i obaveze sudionika (uključujući podnošenje izvještaja, prekid rada, itd.);
• da se utvrdi da li i koji je dio financijskog učešća Europske komisije temeljan na naknadi prihvatljivih troškova, ukupnoj sumi ili stopi financiranja;
• da se utvrdi koje promjene u konzorciju zahtijevaju objavljivanje kompetitivnog poziva za prijavu projekta;
• ugovor treba biti u skladu sa načelima Europske povelje za istraživače (European Charter for Researchers) i Code of Conduct for the Recruitment of Researchers;
• da se utvrde odredbe za određene tipove aktivnosti (posebno prava intelektualnog vlasništva)
• ugovor o dodjeli sredstava stupa na snagu nakon što ga potpišu koordinator i Europska komisija, a odnosi se na sve sudionike (partnere).

Projektne aktivnosti

Veći dio Šestog okvirnog programa implementiran je kroz neizravne aktivnosti. 

Izravne aktivnosti su istraživačke aktivnosti koje izravno provodi Zajednički istraživački centar (Joint Research Centre – JRC) u korist i u interesu institucija Europske unije. Vlasnik rezultata istraživanja je Europska unija.

Troškovi na projektu

• ukupni troškovi zaposlenih na projektu
• materijalni troškovi
• nabava opreme
• putovanja
• kotizacije
• troškovi podugovaratelja (Subcontractor)
• troškovi upravljanja projektom (Consortium Management).

Sve to bez PDV-a.

b) Neizravni troškovi (overhead) – svi oni prihvatljivi troškovi koje sudionik u projektu ne može identificirati kao troškove koji se izravno odnose na projekt, ali koji se mogu prikazati i opravdati u skladu sa vlastitim računovodstvenim sustavom kao troškovi koji su napravljeni u neposrednoj vezi sa izravnim dopuštenim troškovima nastalim tokom projekta: troškovi uprave i organizacije fakulteta, infrastruktura, režije, zajednička oprema, telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor, mjesečne pretplate, porezi, knjige za knjižnicu, troškovi revizije…

• troškovi koji nisu vezani za projekt;
• neizravni porezi, posebno PDV;
• kamate, dividende, tečajne razlike;
• provizije za moguće gubitke u budućnosti ili pristojbe;
• troškovi marketinga, prodaje i distribucije.

Postupak oslobođenja od PDV-a (za javne ustanove)

1. Poslati zahtjev MZOŠ-u kojim se traži dopis za oslobođenje od PDV-a (navesti osnosvne podatke o projektu,
2. MZOŠ će Vam poslati dopis za Poreznu upravu,
3. Porezna uprava izdaje potvrdu.

Tko se može sufinancirati iz FP7 programa?

• pravni subjekti iz zemalja članica ili  pridruženih zemalja;
• međunarodne europske interesne organizacije;
• pravni subjekti osnovani u ICPC zemljama i međunarodne organizacije,
• treće zemlje (koje nisu ICPC).

Nakon što je ostvaren minimalan broj sudionika (3), u projekt se mogu uključiti i subjekti koji ne udovoljavaju uvjetima - ali oni nemaju pravo na sufinanciranje od Europske unije.

1. povrat prihvatljivih troškova (reimbursement of eligible costs);
2. fiksna stopa (flat rates), uključujući jedinicu veličine (scale of unit costs);
3. jednokratna isplata (lump sum),  

• povrat troškova - najčešći model, koristiti će ga većina projekata u sedmom okvirnom programu;
• sufinanciranje, bez ostvarenja profita;
• može se kombinirati sa modelom jednokratne isplate (lump sum) i/ili sa modelom scale of unit costs za određene aktivnosti u projektu (čija obilježja i ciljevi to dopuštaju);
• sudionici u projektu naplaćuju izravne i neizravne troškove (model jednokratne isplate je uvijek moguća opcija);
• troškovi moraju biti stvarni; ostvareni tokom projekta; obračunati u skladu sa ustaljenim načelima i praksom obračunavanja troškova i upravljanja, te utrošeni isključivo u svrhu ispunjenja ciljeva projekta; u skladu sa načelima ekonomičnosti i učinkovitosti, evidentirani na računima (ili računima trećih strana) i plaćeni; 
• prosječni troškovi za osoblje zaposleno na projektu mogu biti korišteni u skladu sa gore navedenim; ne smiju značajno odstupati od stvarnih troškova;
• financijska revizija provoditi će se kao i u ranijim okvirnim programima; u sedmom okvirnom programu je racionalizirana.

• neizravni troškovi se računaju kao postotak izravnih troškova;
• fiksna stopa uključuje jedinicu veličine (scale of unit costs) – iznosi predviđeni za pojedinu aktivnost (npr. za svako putovanje 2.000 €).

• po svakom pridruženom istraživaču ili instituciji isplaćuje se određena svota;
• primjena: Mreže izvrsnosti (Networks of ExelLence) - specifična jednokratna isplata određena je za Mreže izvrsnosti (ukoliko nije drugačije određeno u radnom programu):
  • izračunata na temelju broja istraživača koji će biti uključeni (23,500 eura/godina/istraživač),
  • isplata se temelji na ostvarenju napretka u implementaciji projektnih aktivnosti,
  • nije se primjenjivalo u prvom pozivu za FP7 projekte.

• za flat rate i lump sum ne treba opravdavati troškove pojedinim računima, nego ostvarenjem ciljeva;
• fiksna stopa i/ili jednokratna isplata mogu biti utrošeni za sve aktivnosti - za određene aktivnosti fiksna stopa/ jednokratna isplata može se kombinirati sa povratom prihvatljivih troškova;
• modeli jednokratne isplatae i fiksne stope ne zahtijevaju opravdavanje u okviru prihvatljivih troškova.

Obračun neizravnih troškova (overhead)

1. Obračun stvarnih neizravnih troškova – stvarni neizravni troškovi koji su napravljeni u neposrednoj vezi sa izravnim opravdanim troškovima, nastalim tijekom projekta - koriste ga institucije koje imaju sustav analitičkog računovodstva.
2. Standardna fiksna stopa – stopa od 20 % ukupnih izravnih troškova (umanjeno za troškove podugovaranja i troškove koji su odobreni trećoj strani, a nisu upotrijebljeni u svrhu projekta) – moguća samo u slučaju nedostatka sustava analitičkog računovodstva ili neispunjavanja zakonskih preduvjeta.

3. Posebna prijelazna fiksna stopa - javne institucije, ustanove srednjeg ili visokog obrazovanja, neprofitne istraživačke organizacije ili mala i srednja poduzeća koja nisu u stanju sa sigurnošću utvrditi stvarne neizravne troškove u projektu (nedostatak analitičkog računovodstva), mogu primijeniti stopu od 60% izravnih troškova kada sudjeluju u shemama financiranja koje uključuju istraživanje i tehnološki razvoj (research and technological development) i demonstracijske aktivnosti (demonstration activities). Coordination and support actions: naknada neizravnih dopuštenih troškova može dostići najviše 7% izravnih dopuštenih troškova (umanjeno za troškove podugovaranja i troškove koji su odobreni trećoj strani, a nisu upotrijebljeni u svrhu projekta).

   Ova opcija moguća je za FP7 projekte kojima će poziv za prijavu (call for proposal) isteći do 31. prosinca 2009. godine. Za FP7 projekte kojima će poziv za projekte isteći nakon tog roka, Europska komisija će odrediti stopu, koja neće biti niža od 40%.